Ragam inovasi kearsipan Yogyakarta terus bertambah

Yogyakarta, (Antara Jogja) - Ragam inovasi layanan kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta terus bertambah dan hingga saat ini sudah ada empat inovasi yang dijalankan oleh instansi tersebut.

"Inovasi layanan terbaru kami adalah Paramita atau Penjagaan Arsip Vital Milik Pemerintah," kata Pelaksana Tugas Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Wahyu Hendratmoko di Yogyakarta, Rabu.

Menurut dia, layanan Paramita tersebut lebih banyak ditujukan untuk menyelamatkan dan melindungi arsip vital milik pemerintah daerah khususnya aset di bidang ekonomi.

Perlindungan dilakukan dengan meminta instansi terkait untuk menyerahkan duplikat arsip ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta. Dengan demikian, jika arsip asli hilang atau rusak, maka masih ada arsip duplikat yang bisa digunakan.

Selain itu, sejak awal tahun 2017 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta sudah menjalankan tiga inovasi layanan yaitu Rosita atau Restorasi Arsip Kota, Arsita atau "Archive Recovery Sinergy Team" dan Amarta atau Arsip Terjaga Milik Keluarga Kita.

Layanan Rosita ditujukan untuk merestorasi atau memperbaiki arsip penting yang mengalami kerusakan. Layanan ini diberikan tanpa dipungut biaya.

Sedangkan layanan Arsita ditujukan untuk memberikan pembelajaran mengenai cara menyelamatkan arsip dalam berbagai keadaan khususnya jika terjadi bencana.

Sementara itu, layanan Amarta ditujukan untuk memberikan wawasan kepada masyarakat tentang cara melindungi arsip penting milik keluarga karena sebagian besar arsip milik keluarga masih berbasis kertas.

Arsip dalam bentuk kertas membutuhkan perhatian lebih agar tidak rusak sehingga informasi yang ada dapat terpelihara dengan baik. Arsip kertas semakin lama akan semakin rusak karena termakan usia.

Salah satu perlindungan terhadap arsip keluarga seperti kartu identitas, ijazah, sertifikat tanah atau surat penting lainnya bisa dilakukan dengan mengalihkan media penyimpanan menjadi digital yang kemudian disimpan dalam media penyimpanan tertentu seperti cakram padat.

Wahyu menyebut berbagai inovasi layanan tersebut merupakan bentuk tanggung jawab dinas untuk meningkatkan kesadaran arsip di kalangan masyarakat dan instansi pemerintah.

Sementara itu, Penjabat Wali Kota Yogyakarta Sulistiyo mengatakan arsip layaknya dua sisi mata uang. "Jika dimanfaatkan dalam koridor yang benar dapat digunakan sebagai alat perencanaan dan pengambilan keputusan. Namun, arsip juga bisa disalahgunakan oleh oknum tidak bertanggung jawab," katanya.

Oleh karena itu, ia meminta agar seluruh instansi di lingkungan Pemerintah Kota Yogyakarta dapat memberikan perlindungan terhadap arsip yang dimiliki. Saat ini, Kota Yogyakarta sudah memiliki Perda Nomor 3 Tahun 2017 tentang Kearsipan untuk menjamin kepastian hukum penyelenggaraan kearsipan.***2***

(E013)