Warga mulai manfaatkan layanan alih media arsip

Yogyakarta (Antara) - Layanan alih media dari arsip berbentuk kertas ke media penyimpanan arsip digital yang ditawarkan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta mulai diakses warga meski masih terbatas di beberapa kelurahan.

"Kami baru melakukan sosialisasi di beberapa kelurahan saja sehingga warga yang memanfaatkan layanan itu baru berasal dari kelurahan yang sudah disosialisasi. Namun, kami berharap layanan ini bisa menjangkau semua warga," kata Pelaksana Tugas Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta Wahyu Hendratmoko di Yogyakarta, Minggu.

Layanan alih media penyimpanan arsip yang bisa diakses secara gratis oleh warga Kota Yogyakarta adalah Amarta atau Arsip Terjaga Milik Keluarga Kita.

Warga dapat melakukan alih media penyimpanan berbagai arsip penting milik mereka mulai dari kartu tanda penduduk (KTP), kartu keluarga (KK), sertifikat tanah, atau arsip penting lainnya.

"Tinggal datang ke Kantor Arsip Kota Yogyakarta di Jalan Letjen Suprapto. Petugas akan melakukan pemindaian berbagai arsip tersebut dan menyimpannya ke cakram padat," kata Wahyu.

Penyimpanan arsip dalam bentuk digital tersebut, lanjut Wahyu akan memudahkan masyarakat dan keamanan arsip akan lebih terjaga.

"Pada 2018, kami targetkan dapat melakukan sosialisasi ke semua kelurahan, 45 kelurahan, sehingga makin banyak warga yang mengetahuinya dan kemudian mengakses layanan ini untuk meningkatkan keamanan arsip," katanya.

Selain Amarta, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta juga memiliki layanan Arsita atau "Archieve Recovery Sinergy Team" yang akan membantu masyarakat menyelamatkan arsip yang rusak.

"Misalnya saja ada arsip penting yang rusak karena terkena banjir. Tim kami akan melakukan upaya `recovery` semaksimal mungkin mendekati kondisi aslinya. Namun, jika arsip tersebut terbakar, maka kami tidak bisa memperbaikinya," katanya.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta kemudian akan menyertakan surat rekomendasi kepada instansi yang berwenang menerbitkan arsip untuk bisa mengeluarkan salinan baru.

Sebelumnya, Pelaksana Tugas Kepala Dinas Kebakaran Kota Yogyakarta Agus Winarto mewacanakan inovasi layanan untuk mempermudah pengurusan berbagai dokumen penting yang hilang atau rusak akibat kebakaran.

"Jika dokumen-dokumen itu disimpan di rumah dan kebetulan hilang atau rusak akibat rumahnya mengalami kebakaran, maka pemilik pasti akan kerepotan jika mengurus dari awal. Kami mewacanakan agar pengurusan dokumen penting itu dipermudah khusus untuk korban kebakaran," katanya.

(E013)